近日,国家档案局办公室等四部门联合发布了《关于印发电子发票电子化报销入账归档试点通过验收单位名单(第三批)的通知》。根据通知,此次试点共有518家试点单位通过,包括阿里巴巴、字节跳动、电信等众多行业头部企业。而每刻科技不仅凭借自身档案产品能力成功通过四部门验收,还助力参与试点的5家企业客户:大华股份、圣奥科技、金羚羊(自嗨锅)、拓普丰联和河南资产全部通过了试点验收。
根据《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)规定:“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”
何为符合档案管理要求的电子会计档案?
根据《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)第八条规定:“同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。”
因此,每刻科技在档案系统设计中,坚持以法规为导向,以业务为基础,不断优化产品,希望通过完成符合相关政策管理要求的电子档案建设,改变“以纸为媒”的传统业务流程,进而帮助企业提升财务业务处理效率,优化企业财务管理的模式。
未来,每刻科技将总结经验,形成可推广、可复制的案例,配合省档案局进一步推广,形成“以点带面”的示范效应;同时,作为群智云财务产品和解决方案服务商,每刻科技也将继续响应国家数字化政策,长期深入企业业务场景,不断打磨迭代,帮助企业做好财务数字化转型,提效降本,全面实现数字化、无纸化的档案管理。
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